בתור סוכנות רכב, אתם נמצאים באינטראקציה יום יומית, עם גורמים רבים. בין אם אלה לקוחות או ספקים, חלק ניכר מהתקשורת מול גורמים אלה, מתבצעת באמצעות הטלפון. טכנולוגית הטלפון הישנה כבודה במקומו מונח, אך מאז שהיא פותחה, נעשה זינוק אדיר ביכולות. למעשה, הטלפוניה המודרנית היא ממש "עולם אחר" מבחינה זו. במה זה מתבטא? מהם שירותי הטלפוניה המודרניים? וכיצד הם עשויים לסייע לסוכנות רכב?
פתרון ממוחשב ומורחב
בתמצית, ניתן לומר ששירותי טלפוניה מתקדמים מעבירים את הטלפוניה לפורמט ממוחשב. תודות לכך, הם מאפשרים הרחבה של האפשרויות שהטלפוניה מציעה, גמישות רבה מאוד בשימוש בכך ועוד יתרונות. אם תבדקו למשל את השירותים שמציעה ספקית בולטת כמו חברת Voicenter, תגלו שזה הרבה יותר מטלפון עם רמקול, צג ואולי גם לחצנים לחיוג מקוצר. מדובר בפועל על מערכת טלפוניה אשר מבוססת Internet Protocol וידועה לאור זאת בשם טלפוניית IP. במערכת כזו, היכולת הבסיסית היא VoIP (Voice over IP), אבל יש מעבר לה עוד אפשרויות רבות ומתוחכמות. זה לא רק העברת קול ושיחות.
ניהול מתוחכם של השיחות
היכולת המרכזית של ביצוע שיחות טלפון, מקבלת שדרוג במסגרת שירותי טלפוניה מתקדמים. ניתן לנהל שלוחות בצורה מתוחכמת ומתקדמת, להקליט שיחות, לשמור אותן בקלות ובנוח ואף לגבות אותן. ניתן לקבל פירוט של השיחות בשלוחות השונות, לבצע חיפוש מהיר של שיחות מוקלטות ועוד.
שילוב במערכות קיימות
פרטי הלקוחות הקיימים שלכם, נשמרים כנראה במערכת מידע קיימת. אולי CRM (ניהול קשרי לקוחות). שירותי הטלפוניה המתקדמים יודעים להתחבר לכך. הדבר מתבטא למשל, ביכולת להציג לעובד שעונה לשיחה את פרטי המתקשר, שנלקחו מהמידע הקיים.
ניתוב שיחות מתקדם
באמצעות יכולת Interactive Voice Response (IVR), תוכלו לספק מענה מיידי לכל לקוח מתקשר. בכך, תחסכו לעצמכם זמן, תשפרו שביעות רצון לקוחות, תקדמו שימור לקוחות ואף תשפרו את תדמיתכם. בזמן ההמתנה, הלקוח יוכל לשמוע מסר שיווקי שהקלטתם או מוזיקה שבחרתם. הוא יוכל גם להיות באינטראקציה עם המערכת דרך הקשה על מקשים אצלם בטלפון |("למרכזיה הקש 1, ל.. הקש 2" וכדומה).
שיחות ועידה
לעתים, ישנו צורך לבצע שיחות טלפון עם כמה גורמים במקביל. שירותי טלפוניה מתקדמים מציעים באופן שגרתי, יכולת ביצוע שיחות ועידה. ניתן לקבוע שיחה כזו מראש ולקראתה, לשלוח תזכורות למשתתפים. אם המשתתפים נמצאים בחלקם בחו"ל, ישנה אפשרות שהם יתקשרו למספר מיוחד, שמבחינתם יהיה מספר מקומי. ניתן גם להגדיר מאפיינים שונים לשיחה עצמה. למשל, שמשתתפים מסוימים יורשו רק להאזין ולא להישמע.
יכולות רבות נוספות
חשוב להבין, שיש למערכות אלה יכולות רבות נוספות. מה שהצגנו עד כאן הן דוגמאות בולטות ונפוצות. לצידן, תמצאו למשל גם
- הצפנת שיחות – פעילות של עסקים, היא לעתים מטרה לפושעי מחשוב שונים. עסקים קטנים ובינוניים במיוחד, כמו סוכנויות רכב, הם פעמים רבות עם תקציבי אבטחה מוגבלים יחסית. זו היא עוד סיבה, מדוע הם מטרה אטרקטיבית לתקיפה. הצפנת השיחות מספקת אמצעי הגנה יעיל ביותר, שהוא בו בזמן גם פשוט ליישום מבחינתכם וזול.
- שיחות פנימיות בחינם – ביצוע שיחות פנימיות בעסק בחינם.
- פקס – הפקס הישן והטוב עוד לא עבר סופית מהעולם. מדי פעם, כאשר תזדקקו לכך, טוב לדעת שמערכות אלה נותנות גם לכך מענה.
לסיכום
עושר האפשרויות ששירותי טלפוניה כאלה מציעים, מתבטא בתועלות וודאיות לכל עסק. זאת, בהחלט גם עבור סוכנויות רכב. כך שלסיכום, מומלץ פשוט להכיר וליישם זאת.
